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企业ERP项目投资总体成本的控制及解决策略

在中国的信息化过程当中,很多企业需要别人的经验,需要了解信息化的先进管理思想。大多数企业已经知道ERP能够给他们的企业带来利润,但是上ERP到底要花多少钱,市场上众多的ERP产品到底哪一个最好?中小型企业生产的ERP系统好用吗?什么是功能全的ERP系统?价格考虑什么?他们心里没有底,他们需要一个好用又买得起的ERP系统。

归根结底,他们是要合理、经济地控制好IT投资,尤其是在ERP投资中控制好总拥有成本。解决这个问题的关键是要建立一个经济评估机制,对各种存储方法做投资回报率(ROI)和总体拥有成本(TCO)评估。

一、了解情况

在选择和实施ERP系统的过程中,企业CIO要明确以下四个问题,才能很好地进行ERP系统投资时的成本预算。

1:什么是最好的系统?

每个人说出来的最好的系统都不一样。那么什么是最好的系统呢?可以从两个方面来评价:

第一,信息系统能否支撑企业战略。很多人在选信息系统时,不是考虑企业整体战略,而仅仅为了解决人手不够的问题。但现在CEO已经更多地考虑领导一个高效、敏捷的企业,以便灵活地应对市场。此时CIO选择信息系统时,关注点就转移到能否支撑企业战略的要求上,而不是针对某一战术需求进行选择。

第二,这个系统能否提供最佳效率。所有的CIO都在考虑提高性能价格比,但性能价格到底怎么比?从性能方面看,应该包括适应性、可用性、可扩展性。信息系统不仅要解决复杂的计算问题,还要对未知的问题进行预测和控制,同时这个系统应该从CEO到公司的临时工,从公司总部,到最末端的分支机构都可以使用。

2:什么是功能全的系统?

首先对企业管理来讲,所谓的功能全,一直是一个变化的过程。因为,功能全本身也是功能简单、单一到功能完善、复杂慢慢变化出来的。任何企业的信息化都包括内部的核心部分和外部的外展部分,而核心部分的关键就是ERP系统。

企业的ERP系统主要包含财务管理、人力资源管理,以及围绕财务和人力资源管理的企业运营和行政管理。而企业的运营和行政管理,基本包含库存和生产制造的管理,销售订货和发运的管理,采购的订货管理以及维护和质量的管理,也就是通常说的产供销的业务链。所有这些完成企业内部运作的绝大多数任务,而要顺利完成与外部联系的任务就要靠以下四个扩展系统了:

(1)有效的客户关系管理系统CRM有助于营销前端管理的延伸,通过其做到市场的优化,对客户长期的维护,对销售员的管理。

(2)供应商关系管理,主要就是对合同、招投标的管理,特别是对供应商以及货源的有效控制。

(3)产品生命周期管理,包括从产品设计一直到其整个营销、生产、制造过程,最后被一代新的产品替代,整个完整的产品生命周期的管理。

(4)扩展的供应链网络管理,是针对企业间的库存和生产制造部分,使得供应链从原来企业内部的需求链,扩展到供应商和客户末端。

除此之外,现在还有很多新型的管理内容,比如商务智能、企业的信息门户、企业信息交换总线、移动商务等等,实际上都是对于整个企业业务平台的扩充。同时,还要考虑行业自身的特色和运作中跨行业组织等方面的其他因素。(支点网)

3:价格考虑什么?

ERP投资中的价格问题就是总拥有成本TCO的问题。它主要考虑包括ERP系统的实施、集成、运营、维护等各个方面的成本。从底层来讲,ERP系统必须要具备安全、稳定、高效和开放的系统。IT行业的发展日新月异,作为企业的CIO,更多的是考虑系统的整体安全、稳定、高效和开放。企业的系统和供应商开发软件是不一样的,要力求的是一种稳定。

投资一个ERP系统之后并不是就万事大吉了,还有很多是要做。比如ERP系统,可以减少手工作业,这能省多少钱?能够实现实时的财务控制,这是不是能够带来回报?能够实现计划的精确度,降低库存量,这是明显的资金变化。这些都是要考虑的问题。

4:如何实施?

实施就是在企业实现信息化的过程,主要包含业务流程和技术实现两个部分。对于现在的企业实施信息化,由于可以找到大量的参照样本,因此业务流程部分比以往要容易,但往往在技术实现上会出现问题。

纯粹从技术层面看,把通用产品变成客户的专门产品就是实施的过程,一般要经过几个步骤。

第一步:要定位国家级的通用组建,现在很多产品是世界通用的,但是到了一个国家,必须有国家的特征。

第二步:要做通用行业级组件,所谓“通用行业级组件”就是符合某个行业标准和共性的功能和设计。

第三步:行业的特殊组件,比如电信系统、进出港系统等,这样特殊化的行业组件。

第四步:客户的特殊组件,即使通用产品变成客户可用的产品我讲的只是技术处理,这些技术处理可以把以往很多技术处理的经验固化、产品化下来,使得整体投入大大下降。当然,作为有效的、带有业务经验的产品,必须具备明确的投资回报目标,当供应商为用户提供信息系统时,不一定非常了解用户的情况,但是他们可以告诉用户,通常企业用了这个系统后,应该在哪几个点上发生变化。